Mít jednoduchý systém pro osobní produktivitu je můj sen. A knížka Zen a hotovo slibuje, že na svých 120 stranách na to dá návod. http://www.melvil.cz/kniha-zen-a-hotovo
Návod je to velmi jednoduchý. De-facto nic nového. Vše lze odvodit zdravým selkým rozumem. Nicméně návyky jsou uspořádány logicky, takže se budou asi dobře osvojovat. Taky to vyzkouším. Autor má svůj blog na http://zenhabits.net/, tam je velké množství zajímavých textů.
Úvodem Leo Babauta představuje svůj systém. Vychází z medoty GTD (Getting Things Done) od Davida Allena a knihy 7 návyků skutečně efektivních lidí od Stephena Coveyho. Vůči metodě GTD se snaží vymezit a říká, že ZEN TO DONE (ZTD) je lepší.
ZTD je sadou 10 návyků. Návyky 1 - 8 jsou klíčové, návyky 9 a 10 jsou doplňkové, ale také důležité. Každý návyk je prý dobré nacvičovat celý měsíc a teprve pak přejít k dalšímu návyku. Důležité je opravdu řádně každý návyk procvičit a nechtít metodu začít používat hned od začátku. Autor je zastáncem postupných životních změn - takových, které vydrží dlouho, ne jen pár týdnů. Čím více návyků se snažíme zavádět naráz, tím menší je šance na úspěch.
Jaké jsou metody osvojování návyků?
1. Vytvořit si velký závazek a říct o něm co nejvíce lidem
2. Trénink, práce na sobě, trénovat stále znova a znova, i když budete selhávat
3. Najít co nejvíc důvodů, které mě motivují ke změně
4. Vést si denní záznamy o postupu
5. Spojit se při osvojování návyků s dalšími lidmi
6. Často se odměňovat
7. Koncentrovat se a soustředit se na nový návyk celých 30 dnů
8. Pozitivní myšlení - rozdrtit pochybnosti a nahradit je důvěrou v sebe sama
1. návyk: Shromaždování
Systém pro sbírání a systematické zpracování všech informací, papírů a e-mailu, které se na nás valí. A těch míst mít co nejméně: 1 v práci, 1 doma a dále mít stále s sebou poznámkový blok (nebo jiné zařízení) na zaznamenávání poznámek. Vše si ihned zapsat dřív, než na to zapomenu.
Tyto inboxy pak budeme pravidelně vyprazdňovat.
2. návyk: Třídění
Vše z inboxů položku po položce je třeba roztřídit:
- vyhodit/vymazat to, co není a nebude potřeba
- delegovat
- udělat to hned - pokud danou práci jsme schopní udělat do 2 minut je lepší ji hned udělat, než ji psát na seznamy
- odložit na později - tedy přidat na seznam úkolů
- založit - papír archivovat do šanonu, soubor uložit do složky
Na závěr nesmí v inboxu zůstat žádná položka.
3. návyk: Plánování
Je třeba se zaměřit na úkoly, které opravdu potřebujeme dokončit a jsou důležité pro realizaci hlavního cíle. Tak, abychom se večer mohli ohlédnout za dnem a být pyšní na to, co všechno jsme zvládli.
- velké kameny: na začátku týdne je třeba si stanovit maximálně 4 - 6 velkých úkolů
- plánování: velké kameny umístíme do týdenního plánu, vždy jeden až dva na den, a jejich splnění naplánujeme ideálně hned na ranní hodiny.
- nejdůležitější úkoly: každé ráno se rozhodneme, které úkoly jsou pro daný den nejdůležitější. Budou to již naplánované velké kameny + některé další ze seznamů. Opět je vhodné začít den plněním těchto úkolů.
- dokončujte: první věc, kterou ráno dokončíme a to ještě před čtením e-mailů, je náš první nejdůležitější úkol. Je třeba odstranit všechny rušivé vlivy dokud ho neuděláte. Jakmile ho dokončíte, odměňte se a běžte na další NÚ.
- podívejte se do zpětného zrcátka a pochvalte se, jak jste to pěkně zvládli
4. návyk: Vykonávání
Základní zásada: Povyšte práci nad systémem, nástroji, plánování a seznamy úkolů. Úkoly je třeba hlavně vykonávat, ne je pouze plánovat. Nesnažte se o multitasking. Klíčem k práci je soustředění na jediný úkol v jednom okamžiku - single tasking. A typy pro soustředění a "dělání"?:
- vyberte si velký kámen a ten dokončete jako první
- vytvořte si bezpečnou zónu, odstraňte všechny rušivé vlivy, vypněte e-mail, telefon, internet..
- po vymezenou dobu se plně soustřeďte, nenechejte se rozptýlit
- pokud už nás něco vyruší, zapište si příchozí požadavek do inboxu a vraťte se zpět k úkolu
- pokud cítíte nutnání zkontrolovat e-mail nebo přejít k jinému úkolu, zastavte se. Zhluboka se nadýchněte a opět se ponořte do soustředění a vraťte se k rozdělané práci
- naléhavé věci, které nepočkají, rychle udělejte a opět se vraťte zpět k původnímu úkolu.
- odpočívejte, dělejte si přestávky
- po úspěšném ukončení úkolu se odměňte, třeba projitím e-mailu, www stránek, ale omezit to na max. 10 minut - brouzdáním po internetu jde strávit hodiny..
Co dělat, kdy se nám nechce pracovat?
- kouskujte - rozdělujte úkoly na menší
- prostě začněte - jakmile se rozběhnete, je snadné běžet dál
- odměňte se, odsuňte např. kontrolu e-mailu dokud na úkolu neodpracujete např. 15 minut
- nadchněte se - s chutí do toho, půl je hotovo, to je do nejlepší, co funguje
- přestaňte hledat negativa a nadchněte se
- zavažte se k pokrčování v daném úkolu či projektu dnes, zítra, celý týden. Řekněte o svém závazku více lidem a každý den hlaste pokroky.
5. návyk: Jednoduchý věrohodný systém
Systém je třeba nastavit, používat jednoduché nástroje a každodenně ho používat.
Nastavení: používat omezené množství seznamů pro zapisování úkolů, např. @práce, @ osobní, @čekám na, @někdy, možná, @projekty apod.
Nástroje: stačí používat obyčejný zápisník, nebo programy např. Simple GTD, Tadalist, Todolist apod.
Použití: je to nejdůležitější. Každý den je třeba kontrolovat své seznamy úkolů.
6. návyk: Uspořádávání
Vše je třeba dávat na své místo. Pro každou věc je třeba vyhradit její místo, případně ho vytvořit. Pro archivaci používat abecední pořadí a vždy používat štítky (popisovat krabice, šanony, složky). Nepřipustit tvorbu hromádek, vždy se všech příchozích materiálů v inboxech zbavit. Ukládat věci na své místo není jednoduché, ale je to návyk, který za 30 dnů lze dosáhnout. Archivovat se dá ideálně mezi jednotlivými úkoly (když dokončíme jeden a než se pustíme do dalšího). Horní plochy nábytku by měly zůstat prázdné. No a občas je dobré udělat revizi tohoto systému a např. zkusit úklid komory nebo přeuspořádat nějaký šuplík.
7. návyk: Hodnocení
Týdenní hodnocení je chvíle, která dává šanci vrátit věcem řád a znovu se soustředit na to, co je důležité. Zrevidujeme každý jednotlivý cíl, zhodnotíme pokrok a zvážíme další kroky.
- revidujte jediný dlouhodobý cíl a krátkodobé cíle: vše by mělo směřovat ke splnění jenom jednoho velkého cíle za rok, jenom tak se na něj můžeme plně soustředit. Krátkodobé cíle by měly posunovat splnění velkého dlouhodobého cíle.
- projděte své poznámky: pokud budeme dobře zhromažďovat, budeme mít spoustu poznámek. I když už bude spousta úkolů hotová, je třeba je projít a např. poznamenat si telefonní čísla a adresy.
- zkontrolovat kalendář: zda tam není něco, co by mělo být přesunuto, zda je správně naplánovat další týden
- zkontrolujte své seznamy: ujistěte se, že jsou aktuální, škrtněte dokončené položky, zkontrolujte seznam s čekajícími položkami
- určte si krátkodobý cíl týdne a naplánujte velké kameny
Vždy pracujte jen na naplňování jednoho cíle, jen tak jej dosáhnete. Vytiskněte si jej a pověete někde poblíž.
8. návyk: Zjednodušování
Zjednodušte své seznamy. Snižujte počet úkolů na cílové tři denně.
Jaké úkoly lze jednoduše odstranit? Tím, že známe hlavní cíl (případně další jeden až dva, ale určitě ne deset) víme, co je nezbytné. Menší úkoly jsou nezbytné pouze tehdy, poku pomáhají naplnit tyto cíle. Dělejte týdenní hodnocení, zeštíhlujte počty úkolů - prostě dělejte práci, která má význam.
Zjednodušte své závazky, jednejte na rovinu a řekněte, že není možné některým z nich dostát. Ponechejte si jen ty, které do vašeho života přinášejí radost a obohacují ho.
Zjednodušte informační toky, omezit noviny, RSS, televizi, prohlížení webu.
Velké kameny - nejdůležitější úkoly týdne - umistěte k vyřízení jako první, začínejte s nimi den. Tvoří největší hodnotu času stráveného plněním úkolů. Každý den si naplánujte 3 nejdůležitější úkoly a postupně je po splnění škrtejte.
Menší úkoly dělejte po dávkách v určitém časovém úseku v jednom bloku. Nevadí, když do dalšího dne se přesunou malé úkoly. Horší by bylo přesunout tam ty velké.
9. návyk: Rutiny
Zkuste si zvyknout na některé rutiny. Řadu úkolů spojíte dohromady a zpracujete je dávkově. Vhodnými rutinami mohou být týdenní hodnocení, reporty, každodenní čištění inboxů, nastavování nejdůležitějších úkolů, v osobním životě např. čtení, placení účtů, pravidelný úklid apod.
Dobré je dávkování, spojování jednodušších úkolů dohromady (pochůzky=nákup, návštěva banky a pošty). V denním plánování vyhraďte určité časy určitým činnostem (ráno na plnění nejdůležitějších úkolů, potom telefonování a psaní e-mailů, večer např. čtení, cvičení apod.). Vytvořte si týdenní seznamy prací, které se dělají jednou, max. 2x týdně a naplánujte si tyto aktivity napříč celým týdnem.
Vyzkoušejte to a hlavně vydržte.
10. návyk: Najděte svou vášeň
Co je vaše práce snů? A jak se k ní dostat? Přemýšlejte o tom. Přijďte na to, která práce by vás mohla naplňovat a teprve pak vymyslete plán, jak ji získat.
Jak najít svou vášeň?
Je nějaká činnost z dřívějška, co jsme dělali rádi v dětství, nějaký koníček? Vypisujte si nápady, hledejte inspiraci na internetu, jakou vášeň mají jiní?
Pokud ji najdete, zkuste nápad vyzkoušet nanečisto, např. podnikat při zaměstnání. Zjistěte si, jaké jsou překážky (např. znalost něčeho nebo někoho, dovednosti). Vytvořte si plán, jak se s překážkami vypořádat. Ke svému cíli je lepší jít postupně a pomalu, než vyčkávat.
A pokud to nenajdete? Nikdy se nevzdávejte a hledejte dál.
A to je vše. Na konci knihy je ještě návrh několika formulářů:
Formulář pro roční cíl: obsahuje Hlavní cíl pro tento rok, mantru tohoto cíle (2-4 slova) a dále pak podcíle, na každý 1 - 2 týdny jeden, kdy po dosažení si vytýčím cíl na další 1 - 2 týdny následující.
Týdenní formulář: Mantra týdne, aktuální podcíl hlavního cíle, velký kámen 1 - 6,
Týdenní formulář: projekty tohoto týdne
Týdenní formulář: Seznam pro zjednodušené týdenní hodnocení - zhodnocení ročního cíle, zhodnocení krátkodobých podcílů posledního týdne, kontrola poznámek, kontrola kalendáře, kontrola kontextových seznamů, kontrola seznamů někdy/možná, čekám na, projektových seznamů, naplánování krátkodobého podcíle dalšího týdne, naplánování velkých kamenů tohoto týdne
Týdenní formulář: Týdenní rutina pro pondělí až neděli
Denní formulář: Mantra, aktuální podcíl hlavního cíle, hlavní úkol 1 - 3, úkoly pro zpracování v dávkách, nové úkoly anápady, denní rutina
Seznamy: osobní úkoly, seznam projektů, pracovní úkoly, čekám na, telefonáty, pochůzky, někdy/možná
Žádné komentáře:
Okomentovat